Suatu ketika dulu kerjaya sebagai setiausaha pernah menjadi pilihan 'hangat' gadis. Cuma bersandarkan wajah cantik, tubuh seksi, menggiurkan, manja dan pengetahuan mengenai bidang tugas mereka mampu menduduki kerusi itu.

Malah, ada juga yang melihat kerjaya itu sebagai 'batu loncatan' untuk meraih peluang menikmati kehidupan glamor bahkan dengan pakej kecantikan dimiliki dapat mengumpan hati majikan mereka.

Kecantikan atau penampilan menawan ditampilkan turut menimbulkan gelaran kurang enak seperti setiausaha sebagai 'buah hati bos', 'kerusi urut bos' dan 'tukang bancuh kopi bos' serta sebagainya.

Imej wanita penggoda, gedik dan persekitaran yang diselubungi skandal menjadi stigma, melekat sekian lama sehingga mengelirukan fungsi sebenar kerjaya itu.

Bagaimanapun, semua itu tidak begitu relevan lagi kerana bidang kesetiausahaan kini dilihat jauh lebih profesional dan sama penting dengan kerjaya lain.

Sempena Minggu Setiausaha, FAMILI menyorot tugas sebenar setiausaha. Hakikatnya, tugas setiausaha bukanlah semudah disangka. Selain menjadi pembantu peribadi majikan atau ketua jabatan, setiausaha turut berfungsi penting dalam mengurus dan melancarkan urusan syarikat.

Peranan setiausaha
Berpengetahuan tinggi setanding majikan penting kepada setiausaha supaya pandangan dan pendapat mereka boleh diterima pakai dalam usaha memajukan syarikat secara keseluruhan.

Setiausaha perlu lebih berkemahiran dalam pelbagai tugasan demi memastikan tanggungjawab dilaksanakan lebih efektif. Segala kemahiran perlu dikuasai, apatah lagi ilmu baru. Hakikatnya, serba boleh mampu menjadi 'senjata' bagi menghadapi cabaran dalam menyempurnakan arahan ketua.

Kerjaya ini bukan saja memerlukan individu berdedikasi, bijak, berkemahiran tetapi juga berkebolehan dan kredibiliti menguruskan apa saja termasuk kewangan, pentadbiran serta urusan dengan semua.

Justeru, wanita yang menyimpan hasrat menjadi setiausaha perlu memperlengkapkan diri dengan semua keperluan itu sebelum melangkah masuk bidang kesetiausahaan.

Pentingnya kehadiran pembantu

Sifat amanah dalam menjalankan tanggungjawab diberikan menjadi tunggak kepada kerjaya setiausaha dan bukan mudah menggalas jawatan itu.

Diibaratkan 'tangan kanan' kepada ketuanya, setiausaha juga perlu mempunyai emosi dan semangat kuat untuk berhadapan dengan tekanan terutama daripada ketua mereka sendiri.

Setiausaha dikenali kerana tugas lainnya iaitu menyimpan rahsia sulit syarikat, memastikan semua rekod syarikat termasuk keputusan dibuat pemegang saham dan pengarah dikemas kini selari dengan pematuhan terhadap kehendak perundangan dan sebagainya.

Setiausaha syarikat khususnya, berkedudukan unik bagi mengawasi amalan tadbir urus korporat kerana perlu bekerja rapat dengan ahli lembaga pengarah, membantu menyediakan, mengendalikan dan melaporkan hasil keputusan mesyuarat lembaga pengarah serta mesyuarat agung syarikat.

Begitulah beratnya antara tugasan dan beban kerja harus digalas setiausaha.

Hasil tinjauan kajian kerjaya setiausaha di BH Online:

Berdasarkan kajian bidang kesetiausahaan di BH Online, rata-rata mereka masih menyimpan stigma bahawa kerjaya itu seharusnya berperwatakan cantik, seksi dan penggoda.

Hakikatnya, setiausaha bukan saja dilihat cantik, tetapi ada potensi lain seperti rajin, teliti menguruskan pejabat, mahir menyediakan dokumen pejabat, mempunyai kecekapan menaip serta pengambilan nota pantas dan padat.

• Lebih 70 peratus berpendapat kerjaya tidak memerlukan seseorang berperwatakan seksi.
  
• Lebih 80 peratus berpendapat cukup sekadar menarik perhatian.
  
• Lebih 60 peratus menganggap pakej lengkap itu penting untuk menentukan cabang kerjaya itu.

Reaksi:

Setiausaha sebuah syarikat swasta, Norfayani Mansor, 31

"Bukan sebagai langkah 'menangkap' majikan. Setiausaha juga manusia ada perasaan dan keinginan. Ia perlu berpandukan garis panduan dan keadaan. Karakter dimiliki cukup sekadar menarik dan sedap mata memandang dan ada aura positif untuk syarikat.

"Mereka patut menjadi bahan atau sumber rujukan majikan tugasnya memberi input majikan dalam urusan berkaitan syarikat. Oleh itu mesti individu yang bijak, cekap dan efektif dalam kerjayanya.

Setiausaha, Nadia Aziz Bahaman

"Saya tidak wajar tampil seksi dan menonjol. Personaliti adalah lambang kepada profesion dan mencerminkan imej syarikat serta majikan. Kebanyakan kursus ditawarkan turut memberikan penekanan pada gaya dan personaliti untuk melahirkan individu yang bukan saja menarik tetapi melambangkan diri sendiri.

"Bukan kerjaya mudah dan perlu menguasai bahasa lain. Sesetengah tugas memerlukan mereka bertindak pantas untuk menyelesaikan masalah, selain berfikir di luar kotak. Jangan campur tangan urusan peribadi majikan dan simpan rahsianya.

Setiausaha, Rose Khadijah Mohamad

"Setiausaha perlu tampil menyusun jadual untuk memudahkan semua urusan pejabat. Kecekapan mereka menunjukkannya sebagai tunjang utama dalam proses membentuk atau melaksanakan atur cara syarikat. Pengerusi mengetuai sesi mesyuarat tetapi setiausaha juga berperanan mengambil tahu segala perbincangan untuk memastikan urusan berjalan lancar," katanya.